اداره پذیرش

شرح وظایف اداره پذیرش

 پست سازمانی: کارشناس مسئول اداره پذیرش

پست سازمانی: کارشناس اول پذیرش (بررسی درخواستها) 

پست سازمانی: کارشناس دوم  پذیرش (تحقیقات و ویزا)

پست سازمانی: کارشناس سوم پذیرش (معرفی نامه پذیرشی)

 

شرح وظایف اداره پذیرش   ابتدای صفحه

 ساماندهی امور پذیرشی طلاب در خارج از کشور؛

پیشنهاد سهمیه پذیرشی سالیانه داخل و خارج از کشور؛

پیشنهاد شاخصهای استاندارد پذیرش؛

تهيه پیش نویس آئین‌نامه‌ها، دفترچه‌هاي راهنما، مجموعه مقررات و ضوابط پذیرشی؛

پيگيري امور پذيرشي طلاب بر اساس نتايج مصاحبه متقاضیان جدید الورود؛

پاسخگویی به درخواستهای متقاضیان به صورت حضوری و مکاتبه‌ای و...؛

تهيه و ارايه گزارش سالانه از تمامي فعاليت‌ها و عملكرد واحد مربوطه براساس جدول زماني و سياست‌هاي ابلاغي؛

تشکیل کمیته پذیرش و انجام امور مربوطه (تشکیل پرونده، تهیه صورتجلسه و صدور احکام و...)

انجام امور پذیرشی اولیه متقاضیان پذیرشی؛

انجام مصاحبه‌های شخصیتی طلاب پس از اخذ موافقت اولیه؛

ارسال ویزا برای پذیرفته شدگان خارج از کشور؛

صدور معرفی‌نامه پذیرشی و اعطای کد تحصیلی به طلاب جهت تحصیل در ایران و نمایندگی‌ها؛

ارائه پیش‌نویس امور مالی درخصوص حق الزحمه مصاحبه‌گران، مترجمین مصاحبه و رابطین پذیرشی؛

پیشنهاد تنظیم بودجه سالیانه پذیرش؛

تهیه گزارشات سالیانه و دوره‌ای؛

 

 پست سازمانی: کارشناس مسئول اداره پذیرش   ابتدای صفحه

جناب حجت الاسلام و المسلمین آقای دریاب

کارشناس مسئول اداره پذیرش، کارشناس مسئول در کلیه امور پذیرشی می باشد که وظایف کلی ایشان عبارتست از:

پي‌گيري و انجام امور مربوط به مراحل مختلف پذيرش طلاب متقاضي تحصيل در کليه سطوح و رشته‌هاي تحصيلي  از قبيل: اطلاع‌رساني به طلاب (اعم از طلاب سابق ،‌ طلاب جديد، تکميل نواقصي و پذيرشي‌هاي اوليه جهت تعيين سطح علمي و ...) نسبت به امور تحصيلي و رشته‌هاي فعّال و مجاز، تشکيل و برگزاري جلسات پذيرشي توجيهي و پيگيري مصوبات جلسه در چارچوب ضوابط و مقررات و آئين‌نامه‌هاي آموزشي و سياست‌هاي ابلاغي.

وظایف کارشناس مسئول اداره پذیرش

1. پیشنهاد سقف پذیرش سالیانه داخل و خارج از کشور

2. ارائه راهکارهای جدید در خصوص شيوه‌هاي پذيرش و مطالعات لازم جهت نیاز سنجی پذیرشی در کلیه کشورها

3. تهیه بروشور و اطلاع رسانی مناسب از شرایط پذیرش

4. برنامه ريزي و تشکيل جلسات ارزيابي، پذيرشي و توجيهي براي طلاب

5. تهيه پیش نویس دفترچه‌هاي راهنما، مجموعه مقررات و ضوابط پذیرشی

6. برنامه ریزی به منظور اجرای سریع تعهدات و فرایند پذیرش

7. ساماندهی امور پذیرشی طلاب در خارج از کشور

8. پيگيري امور پذيرشي طلاب بر اساس نتايج مصاحبه متقاضیان جدید الورود.

9. برنامه‌ريزي و هماهنگي براي برگزاري اردوي پذيرشی ؛

10. تدوين پیش نویس آيين نامه اعطاء كد تحصیلی، فارغ التحصيلي، پذیرش مجدد و فرایندهای پذیرش

11. برنامه ریزی پذیرشی برای واحدهای آموزشی جدید التاسیس (تابعه، پیوسته و همکار)

12. برنامه ریزی در خصوص گروه مصاحبه گران متقاضیان پذیرشی

13. برگزاری کارگاه های پذیرشی و مصاحبه برای واحدهای آموزشی و نمایندگان محترم

14. پاسخگویی مناسب و شفاف به درخواستهای متقاضیان

15. انجام مکاتبات لازم جهت استقبال از طلاب و اسکان در مهمانسرا

16. نظارت بر حسن اجرای امور پذیرشی در اداره پذیرش

17. پیگیری و نظارت بر روند برنامه نویسی نرم افزار پذیرشی

18. تهيه و ارايه گزارش سالانه از تمامي فعاليت‌ها و عملكرد واحد مربوطه براساس جدول زماني و سياست‌هاي ابلاغي  به مدیر کل

19. انجام ساير امور محوله از سوي مدير کل سنجش و پذیرش

امور کمیته پذیرش

  1. وصول نامه طلاب محترم و ثبت در رایانه
  2. آماده سازی پرونده ها جهت برگزاری کمیته 
  3. تهیه صورتجلسه و تایید آن توسط اداره کل
  4. صدور احکام کمیته به مراجل ذیربط و متقاضی  

پست سازمانی: کارشناس اول پذیرش (بررسی درخواستها)   ابتدای صفحه

جناب مستطاب آقای عزتی

1. پاسخگوي به مراجعين  درخصوص درخواستها

2. بررسي اوليه درخواستها (حضوري، مكاتبه‌اي، نمايندگي، غير حضوري، مجدد و...)

3. اخذ دستور كارشناس مسوول و مدير كل

4. ثبت تمامي درخواستهاي موافقت اولیه شده جهت پذیرش، در نرم افزار و درخواستهای موافقت نشده در بایگانی

5. معرفي طلبه جهت مصاحبه و ارزيابي (ويژه طلاب حضوري)

6. اعلام نواقص پرونده‌ها به درخواست كنندگان (طلاب، رابطين، نمايندگي هاو..)

7. طرح پرونده‌های فاقد شرایط در كميته پذيرش

8. پيگيري امور فوق

9. ارسال پرونده‌ها به صورت الكترونيكي به كارشناس دوم

10. تهيه و ارايه گزارش سالانه به کارشناس مسئول پذیرش و مدیرکل سنجش و پذیرش از تمامي فعاليت‌ها و عملكردها براساس شرح وظایف مصوب.

11. انجام ساير امور محوله از سوی کارشناس مسئول پذیرش و مدير کل سنجش و پذیرش در راستای شرح وظایف.

جناب مستطاب آقای حسنی

12. پاسخگوي به مراجعين  درخصوص درخواستها

13. بررسي اوليه درخواستها (حضوري، مكاتبه‌اي، نمايندگي، غير حضوري، مجدد و...)

14. اخذ دستور كارشناس مسوول و مدير كل

15. ثبت تمامي درخواستهاي موافقت اولیه شده جهت پذیرش، در نرم افزار و درخواستهای موافقت نشده در بایگانی

16. معرفي طلبه جهت مصاحبه و ارزيابي (ويژه طلاب حضوري)

17. اعلام نواقص پرونده‌ها به درخواست كنندگان (طلاب، رابطين، نمايندگي هاو..)

18. طرح پرونده‌های فاقد شرایط در كميته پذيرش

19. پيگيري امور فوق

20. ارسال پرونده‌ها به صورت الكترونيكي به كارشناس دوم

21. تهيه و ارايه گزارش سالانه به کارشناس مسئول پذیرش و مدیرکل سنجش و پذیرش از تمامي فعاليت‌ها و عملكردها براساس شرح وظایف مصوب.

22. انجام ساير امور محوله از سوی کارشناس مسئول پذیرش و مدير کل سنجش و پذیرش در راستای شرح وظایف.

 

پست سازمانی: کارشناس دوم  پذیرش (تحقیقات و ویزا)   ابتدای صفحه

جناب مستطاب آقای اسدزاده

1. پاسخگویی به مراجعین درخصوص ویزاها

2. ارسال پرونده‌ها به اداره بررسي و ثبت

3. درخواست ويزا از اداره بررسي و ثبت

4. ثبت پاسخ اداره بررسي و درخواست ويزا

5. ارسال ويزا به امور طلاب و ثبت آن

6. اعلام نواقص گذرنامه ها به درخواست كنندگان (طلاب، رابطين و نمايندگي ها)

7. اعلام مجوز رواديد به درخواست كنندگان (طلاب، رابطين و نمايندگي‌ها)

8. پيگيري پاسخ اداره بررسي و ويزاها و...

9. ارسال پرونده‌ها به همراه پاسخ استعلام به صورت الكترونيكي به كارشناس سوم

10. ارسال پرونده‌ها به صورت الكترونيكي به كارشناس دوم

11. تهيه و ارايه گزارش سالانه به کارشناس مسئول پذیرش و مدیرکل سنجش و پذیرش از تمامي فعاليت‌ها و عملكردها براساس شرح وظایف مصوب.

12. انجام ساير امور محوله از سوی کارشناس مسئول پذیرش و مدير کل سنجش و پذیرش در راستای شرح وظایف.

 

پست سازمانی: کارشناس سوم پذیرش (معرفی نامه پذیرشی)   ابتدای صفحه

    جناب مستطاب آقای فرج الهی

1. پاسخگویی به مراجعین

2. بررسي نهايي پرونده و اعلام نواقص به درخواست كنندگان .

3. درخواست بليط طلاب (موارد خاص) به امور طلاب و پيگيري آن

4. ارسال نامه استقبال به امور طلاب

5. معرفي طلاب جديد به اسكان موقت و آزمايش (براي طلاب حضوري و طلابي كه با ويزاي تحصيلي وارد كشور مي شوند)

6. معرفي جهت مصاحبه و ارزیابی (ويژه طلاب مكاتبه اي كه مصاحبه صورت نگرفته است)

7. تخصيص كد طلاب

8. تهيه و ارايه گزارش سالانه به کارشناس مسئول پذیرش و مدیرکل سنجش و پذیرش از تمامي فعاليت‌ها و عملكردها براساس شرح وظایف مصوب.

9. انجام ساير امور محوله از سوی کارشناس مسئول پذیرش و مدير کل سنجش و پذیرش در راستای شرح وظایف.